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陕西畜牧业协会公文处理办法

日期:2015-08-13 09:21   作者:   来源:

第一章 总 则

第一条 为了提高本会的工作效率和质量,加强公文处理工作的规范化、制度化、科学化管理,根据国家有关公文处理规定,制定本办法。

第二条 本会的公文,是执行协会决议和实施各项任务过程中所形成的规范体式的文书,是依法办会和按章进行各项活动的重要工具。

第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

第六条 本会秘书处是公文处理的管理机构,应确定专人负责公文处理工作。

第二章 公文格式

第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。

(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)发文单位标识使用“陕西省畜牧业协会文件”。

(四)发文字号包括陕牧协、年份、序号。

(五)上行文应当注明签发人姓名。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(七)主送部门指公文的主要受理部门,应当使用全称或者规范化简称、统称。

(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

(九)公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文和下发的公文,发文部门都应当加盖印章。

(十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第三章 行文规则

第十二条 行文应当确有必要,注重效用。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

第十九条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送部门,如需同时送其他部门的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级部门。 “报告”不得夹带请示事项。

第二十条 除上级部门负责人直接交办的事项外,不得以部门名义向上级部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第四章 发文办理

第二十二条 发文办理包括草拟、审核、签发、登记、挂号、缮印、用印、存档、分发等程序。

第二十三条 草拟公文应当做到:

(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送部门的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”第四层为“(1)”。

(七)应当使用国家法定计量单位。

(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。

第二十五条 公文送负责人签发前,应当由秘书处进行审核。审核重点:是否需要行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十六条 发文由会长或会长授权的副会长签发。

第五章 收文办理

第二十八条 收文办理指对收到的公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十九条 收到下级部门上报的需要办理的公文,由秘书处机要人员方负责签收、登记、送秘书长批示后办理。

第三十二条 收到上级部门下发或交办的公文,由机要人员负责签收、登记、送秘书长提出拟办意见,送会长或会长委托的副会长批示后办理。

第三十一条 承办人收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。

第三十四条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

第三十五条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,秘书处要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第六章 公文归档

第三十六条 公文办完后,应当根据《中华人民共和国档案法》,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十七条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本部门的主要工作情况,便于保管和利用。

第三十八条 联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第三十九条 归档范围内的公文应当确定保管期限。

第四十条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第七章 公文管理

第四十一条 本会公文由秘书处统一收发、审核、用印、归档和销毁。工作人员调动时,应当将本人暂存,借用的公文,按照有关规定移交,清退。

第四十三条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第四十四条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经秘书处负责人批准,可以销毁。

第四十五条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

第四十六条 本办法经2013年6月13日会长办公会审议通过后开始执行。

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